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新冠病毒疫情下电子签名的使用指南

刘斐 宋一明 北京市竞天公诚律师事务所 2022-03-20



2019年12月底至今，新型冠状病毒引发肺炎疫情爆发。由于疫情的影响，商业合同的面签程序变得十分困难，这对很多领域的交易，如金融业务合同的签约等，均造成了较大的影响。而合理、有效、规范地使用电子签名线上签订合同则可帮助企业以及个人解决此等难题，并极大提高企业线上办公的效率。

我国的《电子签名法》于2004年出台至今，分别于2015年、2019年进行了两次修订。在地方层面，天津、上海、西藏、西安等多省市出台了关于电子印章管理的暂行办法，同时北京、上海等地之行政服务机构亦正式引入了电子签章服务。电子签名逐步走入了大众的视野，专门法的规定、国家和地方的认可为电子签名的推广和普及奠定了基础。

那么，如何应用电子签名才是合理、有效、规范的呢？本文将从电子签名的法律性质、使用范围、可靠要件、申请方式、验证方式以及电子签名效力在司法实践中的认定等几个角度进行探讨。

1何为电子签名？——电子签名的法律性质根据《电子签名法》第二条、第三条之规定：所谓电子签名，是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。本法所称数据电文，是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接受或者储存的信息。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。根据《上海市电子印章管理暂行办法》第二条之规定：所谓电子印章，是指可靠电子签名的可视化表现形式，以密码技术为核心，将数字证书、签名密钥与实物印章图像有效绑定，用于实现各类电子文档完整性、真实性和不可抵赖性的图形化电子签名制作数据。电子印章绑定的数字证书，应由依法设立的电子认证服务机构提供。基于电子印章实现的可靠电子签名与手写签名或盖章有同等法律效力，不得因其采用电子化表现形式而否定其法律效力，电子签名相关法律明确不适用的情形除外。有鉴于上述法律法规规定，此处需进一步区分明晰的是，所谓的电子印章不是指实体印章的图像化，亦非指电子印章直观化所显示出来的图像或图样，电子印章的本质是经过法定程序产生并经备案的一组数据，是电子签名的一种表现形式，基于电子印章实现的可靠电子签名与手写签名或盖章具有同等法律效力；而我们看到电子合同上的“红色印章”则为电子印章的图像或图样，仅是电子印章数据中的组成部分之一。2何时可以用电子签名？——电子签名的使用范围根据《电子签名法》第三条规定，民事活动中的合同或者其他文件、单证等文件，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。但下列情况不适用电子签名：（一）涉及婚姻、收养、继承等人身关系的；（二）涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务的；（三）法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。根据《上海市电子印章管理暂行办法》第十六条规定，本市各类政务办公、公共管理和社会公共服务活动可使用电子印章，对公文、证照、协议、凭证、流转单等各类电子文档进行签章。鼓励自然人、法人和非法人组织在经济和社会活动领域内使用电子印章。故，结合地方政府部门所出台的有关规定，当各方当事人达成一致时，可在未被禁止的民事活动范围内使用电子签名签署合同、文件等，以充分满足一般经济和社会活动之需要。3电子签名长什么样？——电子签名的原件形式要求根据《电子签名法》第五条规定，符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用;（二）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。根据《电子签名法》第六条规定，符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的文件保存要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；（二）数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；（三）能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。同时上海市、天津市、西藏自治区及西安市关于电子印章暂行管理办法中均有相关规定：“加盖电子印章的公文、证照、协议、凭据、流转单等各类电子文档，与加盖实物印章的纸质书面材料具有同等法律效力，经过打印或其他电子格式转换的，不具备同等法律效力，视同复印件。”上述规定进一步明确了电子签名的本质为一组数据，其原件形式应当同时满足“有效表现所载内容且可随时调取”“内容完整未被更改”，且文件保存也应符合“可随时调取查用”“与生成、发送或接收时的格式相同；或格式不相同但能准确表现原内容”“可识别发件人、收件人及时间”的要件。如将加盖电子印章的文件进行格式转换或打印为纸质，该经转换或打印后的文件仅可成为复印件，不再具有电子印章的原件效力。此处需提请注意的是，如当事人拟以电子签名的形式签署合同时，当事各方应在事前就各方是否拥有电子签名进行确认，并就是否同意各方使用电子签名达成一致，如若一方使用电子签名签署的合同打印后交由合同相对方加盖实物印章的，则应视同在一方提供的合同复印件上加盖公章，所“签署”之合同的效力将出现瑕疵。4电子签名怎样才可靠？——可靠的电子签名要件根据《电子签名法》规定，“可靠的电子签名与手写签名或盖章具有同等的法律效力”；当电子签名同时满足下列条件时，视为可靠的电子签名：（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。故当审核电子签名的可靠性时，法定的必备要件为：（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有。当以电子签名制作数据用于签署文件时，电子签名的数据应为电子签名人所专用的，以保障电子签名与电子签名人的一一对应关系，确保该电子签名能代表电子签名人的真实意志，如此才能可靠；（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制电子签名与手写签名或盖章相同的是，当电子签名人在电子合同上签署电子签名时，意味着其对签署内容的知悉和认可，是电子签名人的真实意思表示，该电子签名制作数据应仅由电子签名人控制；此处的控制应意指基于电子签名人的自由意志对使用电子签名制作数据的控制，而非指代物理意义上的持有。（三）签署后对电子签名、电文内容和形式的任何改动能够被发现为保障交易相对方的信赖利益，无论签名人以电子签名或手写签名、盖章方式对外做出承诺的意思表示，均应保证该等签署方式稳定且不可轻易被变更。对于传统书面形式的文件，就已签署的文件进行改动都会留下痕迹；而区别于传统的签署方式，电子签名其自身具有电子数据的特殊性，数据本身可通过技术手段进行无痕的修改，故要求电子签名应确保其在签署后的任何改动均应为能够被发现的，如此方可视为可靠的电子签名。同时，“当事人也可以选择使用符合其约定的可靠要件的电子签名”，也就是说，在上述四个法定要件以外，当事人亦可约定其他的条件作为可靠电子签名的要件。有鉴于“可靠的电子签名与手写签名或盖章具有同等的法律效力”，为保证签名的法律效力，在选择使用电子签名时应注意满足法律要求的所有可靠要件，如另行选择使用其他的可靠要件，也应当进行明确的约定。5如何获得电子签名？——电子签名的申请及制作至今，多省市出台了关于电子印章的暂行管理办法，以明确电子印章的申请及制作流程要求，各地的具体细节要求或有不同，经笔者总结，自行申请制作电子印章的流程大致如下：一、凭有效身份证明向电子印章服务机构申请电子印章申请人应结合拟申请的电子公章、电子职务章及电子私章之种类，准备相应的身份证明材料。同时各地就电子印章的申请或有各地的特殊规定，如北京市、天津市要求就单位或机构仅可申请制作法定名称的电子印章一枚，同一业务专用电子印章可制作多枚，并用阿拉伯数字予以区别；上海市要求企业应持有上海市法人一证通数字证书，个人用户在“一网通办”注册并完成指定等级验证并绑定手机号后申请电子印章，且企业应先按照实体印章的相关规定刻制实物印章后申请电子印章。二、制作和领取电子印章在申请人提交的有效身份信息材料通过验证后，电子印章服务机构应核查申请人提交的印模信息真实性，并在电子印章制作完成后24小时后内将规定的信息向公安机关进行备案；电子印章应当存储于符合国家密码管理要求的专用设备中，严格保管。除上述自行申请电子印章保存于专用设备外，实践中还可以与专门的第三方机构合作，通过第三方机构制作电子签名并于其平台完成电子合同之签署，常见的第三方机构有： e签宝、法大大、一签通、云合同、上上签、1号签等。基本流程包括：实名认证、在线签署、发送合同、对方签署、合同存储查看下载等。同时，就电子签名进行验证时，除常见的利用Adobe Reader软件，在本地打开需要验证的文档查看“签名”选项查看验证结果外，各第三方机构提供在线验证于其平台签署的电子签名，部分省市地区亦有政府官方平台提供电子印章在线验证的服务（如上海市可登陆dzyz.sh.gov.cn或“一网通办”总门户的电子印章栏目，找到“我要验签”选项，上传需要验证的文档，即可查看验证信息）。6我的电子签名会受到法院的认可吗？——电子签名效力在司法实践中的认定电子签名的有效性系直接影响合同是否成立且真实有效的因素之一，司法实践中的相关案例中对电子签名效力的认定，存在以下几种观点：1. 上海京汇小额贷款有限公司与黄少锋等借款合同纠纷（案号（2018）京0115民初5071号）本院认为：京汇公司提交了天威公司出具的《说明函》，确认天威公司为京汇公司提供数字证书及电子签名认证服务，保证人在线签订保证合同时，电子签名是经过天威公司认证的，是合法、有效的。同时京汇公司提交了天威公司的《电子认证服务许可证》《商业密码产品销售许可证》等相关资质证明文件，证明其采用的电子签名是依法设立的电子认证服务提供者认证。京汇公司提交的书面材料显示，个人实名认证需要提供本人身份证照片、本人银行卡、银行预留手机号，并输入系统向该手机号发送的验证码。故，京汇公司已能够证明相关电子签名符合法定要求，具有法定的证明力。2. 福建上杭农村商业银行股份有限公司与张祖红金融借款合同纠纷（案号：（2019）闽0823民初2324号）本院认为：可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。原、被告之间的《最高额借款合同》、支用单虽为电子签名合同形式，但由北京数字认证股份有限公司出具了电子签名验证报告，验证结论：“数字证书颁发给张祖红，有效期从2017年10月25日至2017年10月26日”、“结果显示电子签名验证成功，电子签名时间为2017年10月25日15：25：39；电子协议在电子签名完成后没有发生改变；数字证书中记录的电子协议原文与用户ID数字摘要值同所验证得电子协议原文与用户ID摘要值一致”等，符合《中华人民共和国电子签名法》第十三条约定的可靠电子签名要件，且北京数字认证股份有限公司依该法第二十二条规定出具了相应的电子签名验证报告。由此，原、被告之间电子签名合同与手写签名的合同具有同等的法律效力，双方之间金融借款关系成立，合法有效。3. 袁斌与合肥梦川玖贸易有限公司等小额借款合同纠纷（案号：（2018）京03民终4843号）本院认为：电子签名发生法律效力需要满足两个生效要件：一是需要第三方认证的电子签名已通过认证，就此京汇公司提供了天威公司的资质及函件仅能证明京东金融平台的借款、保证合同签订由其进行电子认证，但对于涉案《最高额保证合同》中袁斌的电子签名系经过其认证缺乏针对性。二是属于法律规定的可靠的电子签名，即系电子签名人的真实意思表示。京汇公司并未提交直接证据证明袁斌本人在签署涉案合同是系由其本人控制电子数据的，即未提交直接证据证明涉案《最高额保证合同》中电子签名系可靠的电子签名，因此仅从案涉《最高额保证合同》中袁斌的电子签名并不能直接证明该合同系袁斌的真实意思表示且合法有效；同时京汇公司提供了相应证据证明袁斌通过了京东金融平台的实名认证，对于京汇公司而言，其作为网络交易相对方，对袁斌是否系其本人的认知仅限于个人所提交的实名身份认证，袁斌通过该认证京汇公司即认定签署为其本人系合理的，属于善意相对方。综上本院对京汇公司主张《最高额保证合同》系袁斌的真实意思表示予以采信。除上述案例外，最高人民法院于2018年9月3日通过的《关于互联网法院审理案件若干问题的规定》第11条明确规定，当事人对电子数据真实性提出异议的，互联网法院应当结合质证情况，审查判断电子数据生成、收集、存储、传输过程的真实性，并着重审查以下内容：（一）电子数据生成、收集、存储、传输所依赖的计算机系统等硬件、软件环境是否安全、可靠；（二）电子数据的生成主体和时间是否明确，表现内容是否清晰、客观、准确；（三）电子数据的存储、保管介质是否明确，保管方式和手段是否妥当；（四）电子数据提取和固定的主体、工具和方式是否可靠，提取过程是否可以重现；（五）电子数据的内容是否存在增加、删除、修改及不完整等情形；（六）电子数据是否可以通过特定形式得到验证。当事人提交的电子数据，通过电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集、固定和防篡改的技术手段或者通过电子取证存证平台认证，能够证明其真实性的，互联网法院应当确认。当事人可以申请具有专门知识的人就电子数据技术问题提出意见。互联网法院可以根据当事人申请或者依职权，委托鉴定电子数据的真实性或者调取其他相关证据进行核对。

笔者认为，基于现有法律规定，可靠的电子签名与手写签名或签章具有相同法律效力已毋庸置疑，在就电子签名效力发生纠纷后，法院往往关注电子认证服务机构是否已取得相应资质、电子数据的生成方式、电子数据的内容、电子签名人是否已通过认证机构的认证等因素，审查判断该电子签名是否属于可靠的电子签名。

需提请注意的是，电子签名人应注意妥善保管电子签名及电子签名的认证方式，以避免因其他第三方以非法方式获取电子签名及/或通过了电子签名之身份认证，使得被第三方以非法手段获取电子签名对外使用而导致的不利后果。电子签名的应用和普及极大的提高了线上办公及商务合作的效率，使用的场景也可充分涵盖企业员工管理、商务合同签署、租赁行业、在线旅游平台、第三方支付行业、线上贷款融资等等。为协助提高此次新冠病毒疫情期间企业线上办公的效率，多家电子签名第三方认证平台出台了电子签名及电子合同签署的优惠活动等，各企业可结合自身实际需要，合理、高效、规范地利用电子签名。即便疫情结束，企业亦可推广电子签名的使用以提高企业运营效率，解决空间限制所带来的文件签署问题。



作者介绍
   刘斐    合伙人021-2613 6239liu.fei@jingtian.com

刘斐律师，竞天公诚律师事务所合伙人，法学硕士，主要从事银行融资、私募股权投资、兼并收购等方面的法律服务。

刘律师担任多家境内外私募股权基金的法律顾问，曾先后在数十个投资、并购项目中主导交易方案的设计及全套法律文件的制订；同时曾为多家国有和跨国金融机构提供服务，在各类项目融资、银团及跨境贷款、结构化融资、跨境并购等领域具有丰富的经验。


刘斐律师文章回顾

1. 证监会新规《私募投资基金监督管理暂行办法》解读



宋一明

律师

021-2613 6366

song.yiming@jingtian.com

宋一明律师于2018年加入竞天公诚律师事务所，主要业务领域包括银行与金融、投资并购、跨境担保，及常年法律顾问服务，参与各非诉讼项目全流程，累计提供就资金标的达数百亿的融资并购项目提供了法律服务，并在各担保措施落实及跨境担保登记的实操中具有丰富经验。




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